【ビジネス】不在時の電話対応

みなさん、こんばんは。

私の職場では転職者が多く、それぞれ以前の職場のビジネスマナーを持ち合わせて違いを知ることがよくあります。

今日は休みをとっている社員へ電話がかかってきた時になんて答えるのが正解なのか、見解が色々だったので調べてみました。

「終日、席を外しております」？

私が以前働いていた職場では休みをとっている社員宛に電話がかかってきたら、必ず

「〇〇は終日、席を外しております。明日は社内におります。こちらから折り返しお電話致しましょうか。」

と伝えるように言われました。

その時に「休みをとっていることは伝えない」と習いました。

しかし、調べてみるとこのような伝え方は次必ず出勤している日が明確でないと使えないようです。

もし体調不良で休みの場合、次いつ出勤してくるのかわかりません。そうすると休みであることを伝えないと相手方はいつ電話していいのかわからず毎日電話をかけないといけない状況になってしまいます。

それは大変失礼なので、このような言い回しが必ずしも正しいとは限らないようです。

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「あいにく〇〇は休みをとっております」

休みをとっていることを伝えてもマナー違反ではないそうです。

ただし、クレームにつながりそうな案件の電話であれば、休みをとっていることを伝えるとそれが火種になってしまうこともあるので、臨機応変に対応しなければならないようです。他の方の業務の状況もよく理解しておかなければいけませんね。

休みをとっている社員に電話がかかった時には

「申し訳ございません。あいにく〇〇は本日休みをとっております。」

と伝えるのがベターなようです。

もちろん、次の出勤日が決まっていればそのことも伝え、差し支えなければ伝言を聞くことも大切です。

【ビジネス】入電の意味

「入電がありました」は「電話がありました」の丁寧な言い方なのか調べてみました。入電の言葉の意味からなぜそれが使用されるようになったのか、電話がありましたではダメなのかがわかりました。また、電話のメモの残し方としてテンプレートを使うと時間短縮になり効率良く仕事が進められそうです。

chestnut.blog

2022.11.29

まとめ

• 相手方に休みであることを伝えても良い

• 次の出勤日がわかる場合は伝える

最近、電話を取る（かける）のが怖い方が多いと聞きます。私もあまり得意ではありません。

一つずつマナーを知ることで自信に繋がっていけばいいなと思います。まだまだビジネスではメールより電話のやり取りが主流なので、疑問に思ったことは解決して電話を取ることがストレスにならないようにしていきたいです。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。